KARANGAN BERBENTUK SURAT RASMI
MAKSUD SURAT RASMI
Terdapat dua jenis surat kiriman dalam Bahasa Melayu iaitu surat kiriman rasmi dan surat kiriman tidak rasmi.
Surat kiriman rasmi mempunyai format yang telah ditentukan. Untuk tujuan peperiksaan, awda haruslah menulis mengikut format yang telah ditentukan. Kegagalan awda menuruti format akan menyebabkan markah karangan awda dipotong. Ini kerana terdapat peruntukan markah untuk calon-calon yang menulis mengikut format yang telah ditentukan itu.
Surat kiriman rasmi mempunyai format yang telah ditentukan. Untuk tujuan peperiksaan, awda haruslah menulis mengikut format yang telah ditentukan. Kegagalan awda menuruti format akan menyebabkan markah karangan awda dipotong. Ini kerana terdapat peruntukan markah untuk calon-calon yang menulis mengikut format yang telah ditentukan itu.
JENIS-JENIS SURAT RASMI
Surat kiriman rasmi adalah surat yang dianggap formal. Surat itu
mungkin ditujukan kepada pihak tertentu seperti kerajaan, firma swasta, dan
individu untuk urusan-urusan rasmi, bukannya peribadi. Terdapat beberapa jenis
surat rasmi, seperti :
Surat Permohonan
Surat permohonan ini ditulis untuk memohon atau meminta sesuatu
seperti memohon bantuan, biasiswa, pekerjaan, jawatan dan sebagainya. Biasanya
surat permohonan ditujukan kepada instistusi atau organisasi. Orang yang
ditujukan permohonan ialah atas sifat rasminya, seperti sebagai menteri,
pegawai, guru besar, pengurus dan sebagainya.
Surat rayuan
Surat ini ditulis untuk merayu pihak-pihak tertentu supaya memberi
pertimbangan kepada pihak yang menulis. Apabila seseorang itu dibuang kerja
umpamanya, dia boleh menulis surat rayuan kepada pengurusnya. Dalam surat itu,
dia akan mengemukakan beberapa alasan atau bukti supaya dia diterima bekerja
semula. Biasanya surat rayuan ditulis untuk untuk mendapatkan simpati daripada
pihak yang ditujukan supaya mempertimbangkan semula tindakan yang sudah atau
akan diambil.
Surat bantahan/ Aduan
Surat bantahan berlainan sedikit dengan surat rayuan. Kalau dalam
surat rayuan penulis merayu supaya pertimbangans emula diberikan kepadanya,
surat bantahan ditulis untuk membantah sesuatu tindakan yang telah atau akan
diambil oleh sesuatu pihak. Tujuan bantahan dibuat ialah supaya tindakan serta
merta diberhentikan oleh pihak yang ditujukan. Perbezaannya dengan surat rayuan,
penulis surat biasanya mengakui kesilapan yang telah dilakukan sedangkan dalam
surat bantahan penulis mengemukan kesilapan-kesilapan yang mungkin dilakukan
pihak orang yang ditujukan.
Surat undangan rasmi
Surat ini ditulis untuk mengundang secara rasmi pihak yang
ditujukan supaya menghadiri sesuatu majlis atau pertemuan yang dirancang.
Biasanya surat undangan rasmi ini ringkas berbanding surat-surat yang lain.
Kalaupun surat ini panjang, yang panjang itu adalah lampiran surat aiatu
mungkin agenda mesyuarat yang akan diadakan atau pelan tempat pertemuan itu
akan diadakan.
Surat Perniagaan
Surat
perniagaan banyak ditulis kepada pihak yang melibatkan diri di dalam
perniagaan. Surat ini ditulis kepada pihak berkenaan untuk mendapatkan sesuatu
barangan atau perkhidmatan. Awda mungkin menulis surat perniagaan ini kepada
penerbit buku jika mahu memesan buku-buku daripada mereka. Pihak sekolah awda
mungkin menulis surat perniagaan ini kepada pengusaha perabot jika mahu memesan
kerusi meja.
FORMAT SURAT KIRIMAN RASMI
Dalam surat kiriman rasmi, antara formatnya adalah seperti berikut
:
Alamat Pengirim
Alamat ini ditulis dengan selengkapnya, termasuk kod pos di atas
sebelah kiri surat. Nama pengirim tidak perlu dituliskan di ruangan ini
kerana nama itu akan ditulis nanti selepas ruangan tandatangan. Bagi
surat yang ditulis pada kertas yang berkepala (letter head), ruangan ini tidak
perlu ditulis kerana pada kertas itu telah sedia tercetak alamat pengirim.
Garisan panjang melintang
Garisan ini dibuat di bawah alamat pengirim dari kiri hingga ke
kanan. Garisan ini akan memisahkan maklumat tentang pengirim dengan maklumat
tentang penerima. Sebaik-baiknya garisan ini hendaklah dibuat setelah langkau
sebaris dari alamat pengirim.
Nama dan alamat penerima
Ruangan ini ditulis di bawah garisan panjang melintang,
sekurang-kurangnya langkau sebaris selepasnya. Nama dan alamat penerima
hendaklah ditulis sejajar dengan alamat pengirim, iaitu di sebelah kiri surat.
Pada baris akhir alamat penerima hendaklah digarisi.
Tarikh
Tarikh ditulis di sebelah kanan surat dan sebaris dengan baris
akhir alamat penerima yang digarisi tadi. Nama bulan hendaklah ditulis dengan
huruf besar selengkapnya dan tanda (.) diletakkan selepas tahun akhir
itu. Perlu dingat bahawa nama singkatan bulan seperti DIS. Atau OKT. Tidak
boleh digunakan, tetapi dieja penuh iaitu DISEMBER atau OKTOBER.
Panggilan hormat penerima
Ruangan ini ditulis dibawah alamat penerima, sekurang-kurangnya
dilangkau satu baris. Panggilan hormat penerima hendaklah disesuaikan dengan
jawatan orang yang ditujukan surat itu seperti Yang Berhormat, datuk, Tan
Sri, Tuanku, Tuan, Puan, Saudara, Encik dan sebagainya.
Perkara atau judul surat
Perkara atau judul surat ini ditulis selepas sekurang-kurangnya
langkau sebaris dari panggilan hormat penerima. Setiap awal perkataan untuk
perkara ini haruslah ditulis dengan huruf besar dan keseluruhannya hendaklah
digarisi. Perkataan Per : tidak perlu ditulis.
Perenggan pendahuluan
Perenggan ini dimulakan di sebelah kiri surat, iaitu selepas
langkau sebaris dari perkara atau judul surat. Nombor tidak perlu dituliskan
untuk perenggan pendahuluan ini. Antara lain perenggan pendahuluan ini bolehlah
menjelaskan latar belakang perkara atau judul surat.
Perenggan-perenggan isi
Perenggan-perenggan selepas pendahuluan dinamakan perenggan
isi. Setiap perenggan ini perlu dimulai dengan nombor dan tanda titik (.).
Permulaan ayat untuk perenggan ini ditulis ke dalam sedikit. Bagi perenggan
yang memerlukan pecahan, gunakanlah huruf abjad (a),(b),(c),(d) dan seterusnya.
Jika di bahagian huruf abjad itu masih ada pecahannya lagi, maka gunakanlah
nombor roman (i),(ii),(iii),(iv),(v) dan seterusnya.
Perenggan penutupan isi
Perenggan ini juga dimulakan dari sebelah kiri surat dan tidak
perlu diberi nombor. Perenggan ini sebaik-baiknya ditulis setelah langkau
sebaris dari perenggan ini ringkas seperti Sekian terima kasih, sekian
dimaklumkan, semoga mendapat perhatian tuan, semoga mendapat kerjasama tuan dan
sebagainya.
Pengakuan pengirim
Ruangan ini ditulis selepas langkau dua baris dari perenggan
penutup. Huruf pertama pada kata yang pertama ruangan ini mastilah ditulis
dengan huruf besar dan pada kata-kata yang lain ditulis dengan huruf kecil.
Tanda koma (,) hendaklah ditulis selepas rangkai kata yang biasa digunakan
sebagai pengakuan pengirim ialah Yang Benar, Yag Berharap, yang Ikhlas dan
sebagainya.
Tandatangan pengirim
Tandatangan ini diletakkan setelah sekurang-kurangnya langkau dua
baris dari pengakuan pengirim. Ruangan ini mesti ditulis di sebelah kiri surat
iaitu sejajar dengan pengakuan pengirim.
Nama pengirim
Nama pengirim ini ditulis selepas tandatangan dan tanpa sebarang
langkauan baris. Nama hendaklah ditulis dalam huruf besar seluruhnya dan diapit
dengan tanda kurungan ( ). Nama jawatan pengirim boleh diletakkan selepas nama,
tetapi perlu ditulis dengan huruf kecil, kecuali di setiap awal kata saja.
Jawatan pengirim Hendaklah ditulis di bawah nama pengirim.
Jawatan pengirim Hendaklah ditulis di bawah nama pengirim.
CONTOH SOALAN PEPERIKSAAN SPE 2014
Kamu mendapati bahawa pusat sumber sekolah kamu mengalami banyak kekurangan. Keadaan ini menyebabkan pelajar-pelajar menghadapi masalah menggunakan pusat sumber berikut. Tulis sepucuk surat kepada pengetua sekolah kamu untuk menerangkan masalah tersebut tidak kurang daripada 100 patah perkataan.
|
Rujukan : Kursus Lengkap Bahasa Melayu SPM Kertas 1, Hamedi Mohd Adnan, Penerbitan Elman, Kuala Lumpur.
Kita papan kan base nya itu dengan contoh yang Di beriman itu.aseperti nya saya suka karangan i
BalasPadam