Rabu, 30 Mei 2012

SURAT KIRIMAN RASMI

KARANGAN BERBENTUK SURAT RASMI

MAKSUD SURAT RASMI

    Terdapat dua jenis surat kiriman dalam Bahasa Melayu iatu surat kiriman rasmi dan surat kiriman tidak rasmi.

    Surat kiriman rasmi mempunyai format yang telah ditentukan. Untuk tujuan peperiksaan, awda haruslah menulis mengikut format yang telah ditentukan. Kegagalan awda menuruti format akan menyebabkan markah karangan awda dipotong. Ini kerana terdapat peruntukkan markah untuk calon-calon yang menulis mengikut format yang telah ditentukan itu.

     JENIS-JENIS SURAT RASMI

    Surat kiriman rasmi adalah surat yang dianggap formal. Surat itu mungkin ditujukan      kepada pihak tertentu seperti kerajaan, firma swasta, dan individu untuk urusan-urusan rasmi, bukannya peribadi. Terdapat beberapa jenis surat rasmi, seperti : 

     Surat Permohonan 
   Surat permohonan ini ditulis untuk memohon atau meminta sesuatu seperti memohon bantuan, biasiswa, pekerjaan, jawatan dan sebagainya. Biasanya surat permohonan ditujukan  kepada instistusi atau organisasi. Orang yang ditujukan permohonan ialah atas sifat rasminya, seperti sebagai menteri, pegawai, guru besar, pengurus dan sebagainya.

     Surat rayuan
     Surat ini ditulis untuk merayu pihak-pihak tertentu supaya memberi pertimbangan kepada pihak yang menulis. Apabila seseorang itu dibuang kerja umpamanya, dia boleh menulis surat rayuan kepada pengurusnya. Dalam surat itu, dia akan mengemukakan beberapa alasan atau bukti supaya dia diterima bekerja semula. Biasanya surat rayuan ditulis untuk untuk mendapatkan simpati daripada pihak yang ditujukan supaya mempertimbangkan semula tindakan yang sudah atau akan diambil.

     Surat bantahan/ Aduan
    Surat bantahan berlainan sedikit dengan surat rayuan. Kalau dalam surat rayuan penulis merayu supaya pertimbangans emula diberikan kepadanya, surat bantahan ditulis untuk membantah sesuatu tindakan yang telah atau akan diambil oleh sesuatu pihak. Tujuan bantahan dibuat ialah supaya tindakan serta merta diberhentikan oleh pihak yang ditujukan. Perbezaannya dengan surat rayuan, penulis surat biasanya mengakui kesilapan yang telah dilakukan sedangkan dalam surat bantahan penulis mengemukan kesilapan-kesilapan yang mungkin dilakukan pihak orang yang ditujukan.

     Surat undangan rasmi
    Surat ini ditulis untuk mengundang secara rasmi pihak yang ditujukan supaya menghadiri sesuatu majlis atau pertemuan yang dirancang. Biasanya surat undangan rasmi ini ringkas berbanding surat-surat yang lain. Kalaupun surat ini panjang, yang panjang itu adalah lampiran surat aiatu mungkin agenda mesyuarat yang akan diadakan atau pelan tempat pertemuan itu akan diadakan.

     Surat Perniagaan
    Surat perniagaan banyak ditulis kepada pihak  yang melibatkan diri di dalam perniagaan. Surat ini ditulis kepada pihak berkenaan untuk mendapatkan sesuatu barangan atau perkhidmatan. Awda mungkin menulis surat perniagaan ini kepada penerbit buku jika mahu memesan buku-buku daripada mereka. Pihak sekolah awda mungkin menulis surat perniagaan ini kepada pengusaha perabot jika mahu memesan kerusi meja.

     Format surat Rasmi
    Dengan demikian, jika awda mahu memilih soalan-soalan surat kiriman dalam peperiksaan, pastikan bahawa format yang awda gunakan itu adalah yang terbaru. Ini disebabkan format surat kiriman, terutamanya surat rasmi sentiasa berubah.

     Terdapat 6 elemen yang biasanya menentukan format surat kiriman ini, iaitu :
     Nama dan alamat pengirim
     Tarikh surat ditulis
     Menghadap surat kepada penerima
     Tajuk surat
     Isi-isi surat
     Penutup dan tandatangan

     Dalam surat kiriman rasmi, antara formatnya adalah seperti berikut :
     Alamat Pengirim
     Alamat ini ditulis dengan selengkapnya, termasuk kod pos di atas sebelah kiri surat. Nama pengirim tidak perlu dituliskan di ruangan ini  kerana  nama itu akan ditulis nanti selepas ruangan tandatangan. Bagi surat yang ditulis pada kertas yang berkepala (letter head), ruangan ini tidak perlu ditulis kerana pada kertas itu telah sedia tercetak alamat pengirim.

     Garisan panjang melintang
    Garisan ini dibuat di bawah alamat pengirim dari kiri hingga ke kanan. Garisan ini akan memisahkan maklumat tentang pengirim dengan maklumat tentang penerima. Sebaik-baiknya garisan ini hendaklah dibuat setelah langkau sebaris dari alamat pengirim.

     Nama dan alamat penerima
   Ruangan ini ditulis di bawah garisan panjang melintang, sekurang-kurangnya langkau sebaris selepasnya. Nama dan alamat penerima hendaklah ditulis sejajar dengan alamat pengirim, iaitu di sebelah kiri surat. Pada baris akhir alamat penerima hendaklah digarisi.

     Tarikh
     Tarikh ditulis di sebelah kanan surat dan sebaris dengan baris akhir alamat penerima yang digarisi tadi. Nama bulan hendaklah ditulis dengan huruf besar  selengkapnya dan tanda (.) diletakkan selepas tahun akhir itu. Perlu dingat bahawa nama singkatan bulan seperti DIS. Atau OKT. Tidak boleh digunakan, tetapi dieja penuh iaitu DISEMBER atau OKTOBER.

     Panggilan hormat penerima
    Ruangan ini ditulis dibawah alamat penerima, sekurang-kurangnya dilangkau satu baris. Panggilan hormat penerima hendaklah disesuaikan dengan jawatan orang  yang ditujukan surat itu seperti Yang Berhormat, datuk, Tan Sri, Tuanku, Tuan, Puan, Saudara, Encik dan sebagainya.

     Perkara atau judul surat
   Perkara atau judul surat ini ditulis selepas sekurang-kurangnya langkau sebaris dari panggilan hormat penerima. Setiap awal perkataan untuk perkara ini haruslah ditulis dengan huruf besar dan keseluruhannya hendaklah digarisi. Perkataan Per : tidak perlu ditulis.
 
     Perenggan pendahuluan
    Perenggan ini dimulakan di sebelah kiri surat, iaitu selepas langkau sebaris dari perkara atau judul surat. Nombor tidak perlu dituliskan untuk perenggan pendahuluan ini. Antara lain perenggan pendahuluan ini bolehlah menjelaskan latar belakang perkara atau judul surat.

     Perenggan-perenggan isi
     Perenggan-perenggan  selepas pendahuluan dinamakan perenggan isi. Setiap perenggan ini perlu dimulai dengan nombor dan tanda titik (.). Permulaan ayat untuk perenggan ini ditulis ke dalam sedikit. Bagi perenggan yang memerlukan pecahan, gunakanlah huruf abjad (a),(b),(c),(d) dan seterusnya. Jika di bahagian huruf abjad itu masih ada pecahannya lagi, maka gunakanlah nombor roman (i),(ii),(iii),(iv),(v) dan seterusnya.

     Perenggan penutupan isi
   Perenggan ini juga dimulakan dari sebelah kiri surat dan tidak perlu diberi nombor. Perenggan ini sebaik-baiknya ditulis setelah langkau sebaris dari perenggan ini ringkas seperti Sekian terima kasih, sekian dimaklumkan, semoga mendapat perhatian tuan, semoga mendapat kerjasama tuan dan sebagainya.

     Pengakuan pengirim
     Ruangan ini ditulis selepas langkau dua baris dari perenggan penutup. Huruf pertama pada kata yang pertama ruangan ini mastilah ditulis dengan huruf besar dan pada kata-kata yang lain ditulis dengan huruf kecil. Tanda koma (,) hendaklah ditulis selepas rangkai kata yang biasa digunakan sebagai pengakuan pengirim ialah Yang Benar, Yag Berharap, yang Ikhlas dan sebagainya.

     Tandatangan pengirim
     Tandatangan ini diletakkan setelah sekurang-kurangnya langkau dua baris dari pengakuan pengirim. Ruangan ini mesti ditulis di sebelah kiri surat iaitu sejajar dengan pengakuan pengirim.

     Nama pengirim
     Nama pengirim ini ditulis selepas tandatangan dan tanpa sebarang langkauan baris. Nama hendaklah ditulis dalam huruf besar seluruhnya dan diapit dengan tanda kurungan ( ). Nama jawatan pengirim boleh diletakkan selepas nama, tetapi perlu ditulis dengan huruf kecil, kecuali di setiap awal kata saja.



CONTOH SOALAN DAN JAWAPAN

Awda tidak puas hati dengan sikap dan tingkah laku seorang pemandu bas yang awda tumpangi kerana memandu dengan cara berbahaya. Awda mahu mengadukan  tingkah laku pemandu bas itu kepada majikannya.




Nor Zalina bt Mohd Noor,
No 14, Lorong AU 3/16B,
Ampang, Hulu Kelang,
54200 Kuala Lumpur.
__________________________________________________________________________

Pengurus Operasi,
Sri Jaya Kenderaan Sdn. Bhd.,
Jalan Barat,
49200 Petaling Jaya                                                                               14 Ogos 2010.

Tuan,

Aduan Tentang Tingkah Laku Pemandu bas 46

Berkaitan dengan perkara di atas, dengan ini saya ingin membuat aduan rasmi tentang tingkah laku pemandu bas mini  nombor 46 yang dimiliki oleh syarikat tuan. Daripada tanda nama yang dipakai oleh pemandu tersebut, namanya ialah Sarip Hamzah.

2.  Pada 12 Ogos yang lalu, saya telah menaiki bas mini Sri Jaya nombor 46 yang bernombor plat WCG 2832 dari perhentian bas di Kampung Kerinchi untuk menghala ke pusat bandar. Sepanjang setenggah jam menaiki bas mini itu, saya merasakan nyawa saya benar-benar terancam akibat tingkah laku dan tindakan pemandu bas tesebut yang benar-benar membahayakan para penumpang.

3.    Berikut adalah beberapa kesalahan yang dilakukan oleh pemandu bas tersebut :
a) Mengambil penumpang dengan berlebihan. Saya mendapati pemandu tersebut terus mengisi penumpang walaupun bas itu sudah penuh sesak sehingga beberapa orang penumpang terpaksa bergayut di tangga bas.
b) Memandu dengan laju. Saya dapati pemandu tersebut “ melarikan” basnya itu secara purata 90km sejam walaupun di kawasan yang sesak, umpamanya di Jalan Chow Kit. Meter bas ini jelas pada pandangan saya memandangkan saya duduk di bahagian hadapan. Ada kalanya pemandu bas tersebut seolah-olah berlumba-lumba dengan pemandu-pemandu bas mini lain mencari penumpang.
c) Membahayakan pengguna jalan raya yang lain. Satu kecenderungan pemandu bas itu selain  memandu dengan laju ialah mengambil lorong di sebelah tepi. Tindakan ini membahayakan pengguna kenderaan lain, terutamanya kereta kerana pemandu bas itu seolah-olah tidak mempedulikan adanya pengguna jalan raya yang lain itu.
d) Menurunkan penumpang  tidak di tempatnya. Pemandu bas mini itu juga didapati melanggar  peraraturan jalan raya, iaitu dengan menurunkan penumpang bukan di perhentian bas, tetapi  di mana-mana tempat yang disukainya. Malahan konduktor bas tersebut tidak berusaha memastikan keselamatan para penumpang yang turun atau naik dengan mengawasi  turun-naik dengan mengawasi turun naik mereka.Dalam satu kejadian, seorang wanita yang sarat mengandung hampir jatuh tersungkur apabila pemandu tersebut menggerakkan basnya, sedangkan wanita itu baru  melangkah sebelah kakinya ke atas.
e) Tidak memberi perhatian ketika memandu. Saya juga mendapati pemandu terbabit tidak memberi perhatian langsung kepada bas yang dipandunya. Dia memandu sambil merokok, sedangkan  ada dua tanda larangan merokok di dalam bas berkenaan. Selain itu pemandu itu juga sering berbual-bual dan ketawa besar dengan konduktor.  

4. Tindakan dan tingkah laku pemandu tersebut tersebut bukan sahaja amat membahayakan nyawa para penumpang, malahan para pengguna jalan raya yang lain. Para penumpang terpaksa membayar  tiket berharga 90 sen untuk memperjudikan nyawa mereka dengan menaiki bas mini seperti itu. Persoalannya sekarang: bagaimana jika kemalangan berlaku?

5. Saya berharap agar pihak pengurusan Syarikat Sri Jaya mengambil tindakan yang sekeras-kerasnya kepada pemandu tersebut. Tindakan memberhentikannya kerja adalah yang paling sesuai, kerana tindakannya itu bukan setakat mengancam nyawa seorang tetapi lebih 30 orang penumpang yang berada di dalam bas itu pada sesuatu masa.

Sekian terima kasih.

Yang  benar,
 ~norzalina~
( NOR ZALINA MOHD NOOR)




Rujukan : Kursus Lengkap Bahasa Melayu SPM Kertas 1, Hamedi Mohd Adnan, Penerbitan Elman, Kuala Lumpur.

Tiada ulasan:

Catat Ulasan